Автоматизация - это новое популярное слово в деловом сообществе, и хотя поначалу она кажется сложной, после ее внедрения она тихо работает в фоновом режиме, резко повышая эффективность и экономя вам часы каждую неделю.
Предприятия по всему миру осознают, что автоматизация позволяет сократить расходы, устранить скучные задачи и позволить сотрудникам сосредоточиться на более важных видах деятельности. Однако для больших и малых предприятий может быть сложно ориентироваться в сложностях автоматизации.
Иногда трудно определить, что можно автоматизировать, сколько это будет стоить и каковы конкретные преимущества для вашего бизнеса.
В этом обзоре мы рассмотрим жаргон и конкретные примеры того, как инвестиции в автоматизацию могут сэкономить время и деньги вашего бизнеса.
В отчете компании McKinsey & Company говорится, что почти половина всех видов трудовой деятельности может быть автоматизирована с помощью имеющихся в настоящее время технологий.
Чтобы определить, какие задачи можно автоматизировать, разбейте процессы в вашем бизнесе на части. Затем эти части могут быть разбиты на отдельные задачи. Каждая из этих задач - это возможность для автоматизации.
Чтобы решить, какую задачу автоматизировать в первую очередь, владельцы бизнеса должны сопоставить стоимость и сложность автоматизации задачи с потенциальным увеличением производительности.
По данным Института ценности бизнеса IBM, задачи можно ранжировать по 3 уровням:
С помощью таких инструментов, как Zapier, многие задачи, которые относятся к категории "базовых" или "продвинутых", можно полностью или частично автоматизировать, что значительно экономит время и деньги.
Примеры автоматизируемых "базовых" и "продвинутых" процессов включают:
На протяжении всей истории человечества предприятия, не сумевшие внедрить новые технологии, страдали от этого. Недавние примеры - компания Kodak, которая пропустила переход на цифровые носители, и компания Nokia, которая пропустила революцию смартфонов.
Компании упускают новые технологии по целому ряду причин, включая страх, технологический пессимизм и стоимость внедрения.
Проще говоря, если вы не автоматизируете, ваши конкуренты вас опередят. Сначала улучшения могут быть скромными, но, как показывает пример с печатным станком, со временем эти улучшения значительно возрастают.
Итак, сколько денег вы действительно можете сэкономить за счет автоматизации?
Чтобы рассчитать, сколько вы можете сэкономить за счет автоматизации, вам следует сосредоточиться на 4 факторах:
Автоматизация сокращает фонд оплаты труда, заменяя, перепрофилируя или дополняя персонал.
При некоторых видах автоматизации персонал может больше не понадобиться, поскольку задача полностью выполняется автоматикой. Затем этих сотрудников можно перераспределить на более ценную работу, обеспечивая рост в тех областях вашего бизнеса, которые невозможно автоматизировать, например, в продажах, управлении взаимоотношениями или обслуживании клиентов.
Чтобы рассчитать, сколько трудозатрат можно сэкономить:
Например, один из ваших сотрудников может отвечать за ввод счетов-фактур в вашу бухгалтерскую систему по цене £8 в час, что занимает у него 10 часов каждый месяц и стоит £960 в год.
Затем суммируйте постоянные расходы на содержание офиса и разделите их на количество сотрудников.
Разделите эту сумму на количество отработанных часов в месяц, чтобы рассчитать почасовую стоимость. За 10 часов ежемесячного ввода счетов-фактур наш пример офиса обходится в £140 в год.
Таким образом, наши общие трудозатраты составляют £1100 в год на ввод счетов-фактур. Если вы можете найти автоматизацию по цене ниже этой стоимости, ее уже стоит внедрять, но есть и другие факторы, которые необходимо учитывать.
Автоматика работает без устали 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, со 100% точностью.
Люди не так уж совершенны. Нам нужны регулярные перерывы, больничные, отпускные, и мы периодически бываем непродуктивны на работе. Исследования показывают, что 13% продуктивности сотрудников теряется только на просмотре социальных сетей.
Чтобы рассчитать истинную выгоду от автоматизации:
Например, кто-то из вашей команды может проводить последующие встречи с клиентами, чтобы побудить их к повторным заказам каждый квартал. На это уходит 4 часа, но 20% этого времени тратится впустую из-за перерывов и других факторов потери времени.
Посмотрите на существующие процессы и составьте карту рабочих процессов, начиная с конца и работая в обратном направлении.
На каждом этапе этого рабочего процесса проанализируйте свои прошлые результаты и определите, где ранее происходили или могут произойти замедления в случае роста вашего бизнеса.
Например, у одного из наших клиентов было проблемное место в начале пути клиента. Для каждого нового лида требовалось 10-15 минут ввода данных. Это означало, что каждый день можно было принимать только фиксированное количество потенциальных клиентов, что ограничивало рост их бизнеса.
Автоматизация ввода данных не ограничивает количество потенциальных клиентов, устраняя узкое место.
Применяя автоматизацию там, где возникают узкие места, вы повышаете производительность и снижаете вероятность возникновения узких мест в будущем.
Оксфордский американский словарь определяет альтернативную стоимость как "потерю потенциальной выгоды от других альтернатив при выборе одной альтернативы".
В контексте автоматизации это означает, что вы упускаете, если не автоматизируете:
