Сколько времени автоматизация может сэкономить вашему бизнесу?

Автоматизация - это новое популярное слово в деловом сообществе, и хотя поначалу она кажется сложной, после ее внедрения она тихо работает в фоновом режиме, резко повышая эффективность и экономя вам часы каждую неделю.

Roman Jarmukhametov
Роман Джармухаметов
Senior Web Designer
Сколько времени автоматизация может сэкономить вашему бизнесу?

Предприятия по всему миру осознают, что автоматизация позволяет сократить расходы, устранить скучные задачи и позволить сотрудникам сосредоточиться на более важных видах деятельности. Однако для больших и малых предприятий может быть сложно ориентироваться в сложностях автоматизации.

Иногда трудно определить, что можно автоматизировать, сколько это будет стоить и каковы конкретные преимущества для вашего бизнеса.

В этом обзоре мы рассмотрим жаргон и конкретные примеры того, как инвестиции в автоматизацию могут сэкономить время и деньги вашего бизнеса.

Какие процессы может автоматизировать мой бизнес?

В отчете компании McKinsey & Company говорится, что почти половина всех видов трудовой деятельности может быть автоматизирована с помощью имеющихся в настоящее время технологий.

Чтобы определить, какие задачи можно автоматизировать, разбейте процессы в вашем бизнесе на части. Затем эти части могут быть разбиты на отдельные задачи. Каждая из этих задач - это возможность для автоматизации.

Чтобы решить, какую задачу автоматизировать в первую очередь, владельцы бизнеса должны сопоставить стоимость и сложность автоматизации задачи с потенциальным увеличением производительности.

По данным Института ценности бизнеса IBM, задачи можно ранжировать по 3 уровням:

  • Базовый: Эти задачи повторяются и подчиняются простым правилам. Необходимые им данные поступают из структурированных источников данных. Например, выставление счетов, инициирование банковских переводов и отправка электронных писем с уведомлениями.
  • Продвинутый: Эти задачи повторяются регулярно и требуют переменных действий, но их результаты заранее определены. Например, создание индивидуального предложения для клиента на основе его требований.
  • Интеллектуальные: Эти задачи непредсказуемы и не подчиняются простым правилам. Они требуют комплексного мышления для решения задачи.

С помощью таких инструментов, как Zapier, многие задачи, которые относятся к категории "базовых" или "продвинутых", можно полностью или частично автоматизировать, что значительно экономит время и деньги.

Примеры автоматизируемых "базовых" и "продвинутых" процессов включают:

  • Бухгалтерский учет: Обработка расходов, обработка платежных ведомостей, базовый бухгалтерский учет и отчетность о доходах
  • Развитие бизнеса: Поиск квалифицированных потенциальных клиентов, отслеживание потенциальных клиентов, управление конвейером продаж, привлечение новых клиентов и управление контрактами.
  • Электронная коммерция: Автоматизированные электронные письма о повышении продаж или пополнении запасов, напоминания о брошенной корзине, отслеживание неоплаченных счетов и неоплаченных счетов-фактур.
  • Обслуживание клиентов: Обработка заявок на поддержку, автоматические ответы на часто задаваемые вопросы, отправка напоминаний о встрече, измерение удовлетворенности клиентов и запрос рекомендаций.
  • Маркетинг: Управление социальными сетями, оповещение о рекламном бюджете и создание динамического контента
  • Управление офисом: бронирование ресурсов и составление расписания
  • Логистика: Управление запасами, повторный заказ и управление отправками
  • Управление персоналом: управление процессом подачи заявлений о приеме на работу, заявлениями об отпуске сотрудников и оформлением работодателей.

Что, если я не буду автоматизировать?

На протяжении всей истории человечества предприятия, не сумевшие внедрить новые технологии, страдали от этого. Недавние примеры - компания Kodak, которая пропустила переход на цифровые носители, и компания Nokia, которая пропустила революцию смартфонов.

Компании упускают новые технологии по целому ряду причин, включая страх, технологический пессимизм и стоимость внедрения.

Проще говоря, если вы не автоматизируете, ваши конкуренты вас опередят. Сначала улучшения могут быть скромными, но, как показывает пример с печатным станком, со временем эти улучшения значительно возрастают.

Итак, сколько денег вы действительно можете сэкономить за счет автоматизации?

Чтобы рассчитать, сколько вы можете сэкономить за счет автоматизации, вам следует сосредоточиться на 4 факторах:

Затраты на оплату труда

Автоматизация сокращает фонд оплаты труда, заменяя, перепрофилируя или дополняя персонал.

При некоторых видах автоматизации персонал может больше не понадобиться, поскольку задача полностью выполняется автоматикой. Затем этих сотрудников можно перераспределить на более ценную работу, обеспечивая рост в тех областях вашего бизнеса, которые невозможно автоматизировать, например, в продажах, управлении взаимоотношениями или обслуживании клиентов.

Чтобы рассчитать, сколько трудозатрат можно сэкономить:

  1. Рассчитайте текущие общие расходы на рабочую силу для этой должности, включая зарплату, пособия и налоги.
  2. Рассчитайте скрытые расходы на должность, такие как коммунальные услуги, офисное помещение, использование коммунальных услуг, обучение, оплата больничных листов, отпускных и соблюдение законодательства.
  3. Сложите эти значения вместе и разделите на количество отработанных часов.

Например, один из ваших сотрудников может отвечать за ввод счетов-фактур в вашу бухгалтерскую систему по цене £8 в час, что занимает у него 10 часов каждый месяц и стоит £960 в год.

Затем суммируйте постоянные расходы на содержание офиса и разделите их на количество сотрудников.

Разделите эту сумму на количество отработанных часов в месяц, чтобы рассчитать почасовую стоимость. За 10 часов ежемесячного ввода счетов-фактур наш пример офиса обходится в £140 в год.

Таким образом, наши общие трудозатраты составляют £1100 в год на ввод счетов-фактур. Если вы можете найти автоматизацию по цене ниже этой стоимости, ее уже стоит внедрять, но есть и другие факторы, которые необходимо учитывать.

Потеря времени

Автоматика работает без устали 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, со 100% точностью.

Люди не так уж совершенны. Нам нужны регулярные перерывы, больничные, отпускные, и мы периодически бываем непродуктивны на работе. Исследования показывают, что 13% продуктивности сотрудников теряется только на просмотре социальных сетей.

Чтобы рассчитать истинную выгоду от автоматизации:

  1. Рассчитайте время, которое потребуется автоматике для выполнения задания.
  2. Рассчитайте время, которое потребовалось бы человеку для выполнения задания, за вычетом ошибок, перерывов или погрешностей.
  3. Сравните два значения.

Например, кто-то из вашей команды может проводить последующие встречи с клиентами, чтобы побудить их к повторным заказам каждый квартал. На это уходит 4 часа, но 20% этого времени тратится впустую из-за перерывов и других факторов потери времени.

Операционные узкие места

Посмотрите на существующие процессы и составьте карту рабочих процессов, начиная с конца и работая в обратном направлении.

На каждом этапе этого рабочего процесса проанализируйте свои прошлые результаты и определите, где ранее происходили или могут произойти замедления в случае роста вашего бизнеса.

Например, у одного из наших клиентов было проблемное место в начале пути клиента. Для каждого нового лида требовалось 10-15 минут ввода данных. Это означало, что каждый день можно было принимать только фиксированное количество потенциальных клиентов, что ограничивало рост их бизнеса.

Автоматизация ввода данных не ограничивает количество потенциальных клиентов, устраняя узкое место.

Применяя автоматизацию там, где возникают узкие места, вы повышаете производительность и снижаете вероятность возникновения узких мест в будущем.

Стоимость возможностей

Оксфордский американский словарь определяет альтернативную стоимость как "потерю потенциальной выгоды от других альтернатив при выборе одной альтернативы".

В контексте автоматизации это означает, что вы упускаете, если не автоматизируете:

  • Снижение затрат: Применяя автоматизацию, вы можете производить товары или оказывать услуги по сниженным ценам в обмен на единовременные инвестиции в автоматизацию. Сокращая расходы, вы увеличиваете свою прибыль, которую можно реинвестировать в новые возможности.
  • Сокращение времени выполнения заказа: Благодаря автоматизации вы сможете быстрее обслуживать клиентов, что приведет к увеличению денежного потока. Для предприятий, имеющих физические товары, это также снижает потребности в инвентаре и хранении.
  • Сокращение ошибок: Автоматизация гарантирует полную точность выполнения задачи. Без ошибок повышается удовлетворенность клиентов и снижаются трудозатраты.

Хотите получать нашу рассылку по дизайну и автоматизации бизнеса?

Вы будете два раза в месяц  получать обзор советов по дизайну и автоматизации.
Спасибо за подписку!
Упс! Что-то пошло не так при отправке формы.

Похожие посты блога

Повышение удовлетворенности клиентов с помощью Zapier

Повышение удовлетворенности клиентов с помощью Zapier

Удовлетворенные и лояльные клиенты - это лучшие маркетинговые инструменты, которые вы можете использовать для своего бизнеса.
Читать полностью
arrow_forward
Слайдеры в веб-дизайне: Использовать или не использовать?

Слайдеры в веб-дизайне: Использовать или не использовать?

Многие дизайнеры придерживаются твердого мнения относительно использования слайдеров и элементов управления слайдерами в дизайне сайтов.
Читать полностью
arrow_forward
Почему автоматизация маркетинга имеет решающее значение для бизнеса в эпоху после пандемии

Почему автоматизация маркетинга имеет решающее значение для бизнеса в эпоху после пандемии

Как именно автоматизация маркетинга может помочь вашему бизнесу в после завершения пандемии COVID?
Читать полностью
arrow_forward
2022 год - год дизайн систем

2022 год - год дизайн систем

Причины, по которым вы (и ваша компания) должны использовать дизайн системы для вашего следующего цифрового продукта
Читать полностью
arrow_forward